多機能で便利なGoogleスプレッドシートですが、スマホに共有して手軽に閲覧・編集をできるようにすることで、より作業効率を高めることができます。
移動中など、Googleスプレッドシートをパソコンを開かずにさくっとスマホでも見ることができたらより便利ですよね。
僕自身はブログをいくつか運営しているので、クラウドソーシングで契約した外注ライターさんの作業進捗をGoogleスプレッドシートで管理し、出先で確認するのに使っています。
Excelだとスマホで見れても編集・共有はしづらかったりでGoogleスプレッドシートは非常に便利なんですよね。
この記事ではGoogleスプレッドシートをスマホに共有して編集する方法をまとめたのでご紹介します。
Googleスプレッドシートの共有方法
Googleスプレッドシートの共有方法は２通りあります。
- Googleアカウントと紐づけて共有する
- 共有リンクで共有する
どちらも難しい操作はありません。
それぞれの違いと操作方法を詳しく見ていきましょう。
共有方法① Googleアカウントと紐づけて共有する
1つ目の方法は、Googleアカウントごとに権限を付与して共有する方法です。
まずはGooglesスプレッドシートにアクセスし、共有したいファイルを開いて「共有」をクリックしてください。
共有設定の画面が開きます。
共有したいアカウントのアドレスを入力し、権限（編集者・コメント可・閲覧者）を選択して、送信をクリックしてください。
【共有の権限の種類】
- 編集者：入力・変更、シート追加などほとんどのことが出来ます。
- コメント可：閲覧＋シートにコメントが残せます。
- 閲覧者：シートの閲覧のみ可能です。
「送信」をクリックすると共有したい相手にメールが届き、相手はメールに書かれているURLからアクセスすることができます。
この方法のメリットとしては、アカウントごとに権限を細かく設定できるためセキュリティ的にも安心できる点です。
ただし、大勢の方に共有しようとすると一人一人権限付与するのが少し大変かもしれません。
共有方法② 共有リンクで共有する
もう一つの共有方法は共有リンクを取得し、それを共有したいメンバーに送付する方法です。
共有したいファイルを開いて「共有」をクリックし「共有可能なリンクを取得」をクリックしてください。
リンクが発行されるので、コピーして共有したい人へメールやチャットなどで送付しましょう。
共有された人はこのリンクからスプレッドシートにアクセスすることができます。
この方法では一度に多くの人に簡単に共有することができるので非常に便利です。
しかし、このリンクを共有したい人以外が何かしらで知ってしまうと、その人もアクセスしてしまうことができます。セキュリティ的に問題のないデータかどうかは注意して共有するようにしてくださいね。
個人的には少しでも個人情報に関わるシートは全て権限付きで共有してしまうのが安全だと思います。
Googleスプレッドシートをスマホで編集する方法
ここからは作成・共有されたスプレッドシートをスマホで閲覧・編集する方法をご紹介します。
iPhoneもAndroidでも基本的に同じ動作ですが、この記事ではiPhoneの画面イメージで説明していきますのでご了承ください。
Googleスプレッドシートアプリのインストール
App StoreからGoogleスプレッドシートアプリをインストールします。
App Store詳細画面で「入手」ボタンをタップし、認証を求められるのでApple IDのパスワードを入力するとインストールが始まります。
Androidでは元からスプレッドシートのアプリがインストールされている機種もあるようです。
インストールされてない方は GooglePlay にてインストールを行ってください。
Googleアカウントでログイン
アプリのインストールが完了したら、アプリを開いてGoogleアカウントでログインを行ってください。
ログインするとトップ画面には自分のアカウントで作成したスプレッドシートや他の人から共有されたスプレッドシートが表示されていることが確認できると思います。
ちなみに、GoogleDriveを使っている人は保存されているExcelファイルも表示されます。
共有されているファイルを確認したい方はメニュー画面を開いてください。
メニューで「共有するアイテム」を選択します。
他の人から共有されたスプレッドシートだけが表示されます。
スマホでGoogleスプレッドシートを閲覧・編集する
基本的な記述方法はパソコンで使うGoogleスプレッドシートと一緒で、文字入力、シートの追加などがこの画面で行うことができます。
下の画面イメージがiPhoneのGoogle スプレッドシートのアプリで、スプレッドシートを開いた様子です。
普段PCでスプレッドシートを使っている人、Excelを使っている人は問題なく編集できると思います。
特定のシートやセルを保護して共有する方法
スプレッドシートを共有しても、共有された編集者が一部のシートやセルのみ編集できないように設定することができます。
数式が入力されているセルは編集してほしくないなど、全て編集可能な状態で共有してしまうと都合が悪い時もありますよね？
そこで、ここからはシートやセルの範囲を保護して共有する方法をご説明したいと思います。
シートを保護して共有
まずはシート自体を保護して共有する方法です。
共有したいファイルを開き、シート上で右クリック >「シートを保護」を選択します。
保護についての設定メニューが表示されるので「権限を設定」をクリックします。
「この範囲を編集できるユーザーを制限する」を選択し、権限が「自分のみ」になっていることを確認し「完了」をクリックします。
シートに鍵のマークがついたら、保護完了です。
セルや範囲を保護して共有
続いてセルの範囲を選択して保護して共有する方法をご説明します。
共有したいファイルを開き、シート上で保護したい範囲を選択して、その上で右クリック >「範囲の保護」を選択します。
保護についての設定メニューが表示されるので「権限を設定」をクリックします。
「この範囲を編集できるユーザーを制限する」を選択し、権限が「自分のみ」になっていることを確認し「完了」をクリックします。
以上でセルの範囲の保護は完了です！
まとめ
この記事ではGoogleスプレッドシートをスマホに共有して編集する方法をご紹介しました。
Googleスプレッドシートは以下の２通りの方法で共有を行うことができます。
- Googleアカウントと紐づけて共有する
- 共有リンクで共有する
また、スマホでもGoogleスプレッドシートのアプリをダウンロードすると、簡単に閲覧・編集することができ、お出かけ先でもスマホですぐにスプレッドシートを確認できますね。
とても便利なGoogleスプレッドシートをスマホでも見られるようにリンク共有、アプリダウンロードをしてより快適にGoogleスプレッドシートを使っていきましょう！
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